Секретари, ассистенты управляющих и помощники во все времена являлись хорошими феями управляющих и иных офисных служащих, благодаря им можно было не забивать для себя голову мелочами и организационными вопросами.

В итоге дигитализации переписки и документации, а также в итоге обусловленной последствиями экономического кризиса политики экономии число таких хороших фей на предприятиях снизилось до самого низкого за все времена уровня.

Практически все предприятия, на которые мы обращались с данным вопросом, подтвердили, что до кризиса у их работало больше секретарей, чем на данный момент, — даже невзирая на то событие, что общее количество служащих часто увеличивалось.

Оказались под ударом в числе первых

К примеру, в Elion в 2008 году насчитывалось 14 секретарей на все предприятие, сейчас же их осталось всего восемь. При этом общее количество работников возросло с 1300 до 1600 человек. «Понижение числа штатных единиц секретарей происходило равномерно и по ходу реорганизации работы», — объяснила пресс-секретарь Elion Аннелис Рум.

В Eesti Energia, по словам пресс-секретаря этого предприятия Элийс Венник, имеются самые различные помощники, и на неких участках работы их стало меньше, а на других больше, но в конечном счете налицо все-таки сокращение общей численности.

По словам пресс-секретаря Swedbank Марта Силливаска, у их также количество секретарей с годами уменьшилось, и это вышло, как и в других сферах, в ходе увеличения эффективности методом прекращения непродуктивной деятельности и за счет использования облегчающих рабочий процесс современных технических средств.

Понижение потребности в секретарях испытало на для себя и предлагающее услугу виртуального кабинета, в том числе и услугу секретаря с частичной занятостью, предприятие 1Office. Его исполнительный директор Грете Янсон объяснила, что в период экономического спада многие люди сделали собственные предприятия, и появилось огромное количество малых компаний, которым нет смысла нанимать для себя секретаря отдельным образом.

«Поэтому и наш объем услуг безпрерывно рос, и потребность в секретаре с неполной занятостью выросла, — отметила Янсон. — В сохранении конкурентоспособности важную роль играет экономия расходов, потому все больше бизнесменов отыскивает пути понижения собственных издержек».

Вице-президент Эстонского общества помощников управляющих и управляющий проекта учебной бакалаврской программки помощников управляющих при Таллиннском техническом институте Сирье Орвет сказала, что в период кризиса секретари оказались под ударом в числе первых.

«У меня ранее тоже был секретарь, на данный момент уже нет. Она была первой, кто попал под сокращение», — констатирует Орвет. По ее оценке, это естественный процесс, и он обоснован естественной потребностью организаций сокращать расходы: «Головы летят, в том числе и головы секретарей. Почему они должны занимать особенное положение?»

Орвет напомнила, что наружный вид и количество секретарей всегда являлись определенным показателем статуса, в особенности для управляющих мужского пола. «Я принципиальная личность, у меня несколько секретарей — одна подносит кофе, другая булочки, а 3-я открывает двери и окна. Такое расточительство, естественно, закончилось в период экономического спада», — объяснила Орвет.

В один прекрасный момент можно стать неподменной

Очевидно, секретари никуда не пропали с лица Земли, и пока есть руководители, по словам Орвет, необходимы будут и обеспечивающие их деятельность помощники. Просто сейчас остающиеся в штате ассистенты должны делать работу нескольких человек.

Правда, новые технологии освободили ассистентов от неких задач. Пресс-секретарь Elion Аннелис Рум ведает, что если 5 лет вспять работа секретаря подразумевала, образно говоря, необходимость бегать с кучей бумаг по всему дому и готовить кофе, то на данный момент все подписи ставятся дигитально, а кофе люди сами наливают для себя с помощью машины.

Секретарь приемной Trigon Capital Кристина Сема гласит, что у их на предприятии сек-ретари и помощники без работы не посиживают. Всего в Trigon задействовано четыре секретаря. В ее обязанности как секретаря приемной кроме всего остального заходит и прием гостей.

«Секретарь — это звено целой организации. Он 1-ый человек, к которому обращаются при появлении заморочек, он всегда с ухмылкой поможет при первой же способности, — объясняет Сема. — Очень принципиально, чтоб людям с утра кто-то улыбался, когда они приходят на работу».

По словам Сирье Орвет, на данный момент жизнь секретаря — это борьба за выживание.

«Как в лесу — самые чахлые хиреют и в конце концов загнивают. Чтоб выжить, нужно карабкаться ввысь, — делится опытом Орвет. — Нужно карабкаться по карьерной лестнице, поэтому что фуррор приходит не просто так за прекрасные глаза и тонкие ноги, а только при условии, что ты все время учишься и самосовершенствуешься, чтоб в один прекрасный момент стать неподменной».